Definizione di Workflow
Il termine Workflow si traduce con “flusso di lavoro” ed indica la gestione dei processi lavorativi mediante la creazione di modelli manageriali volti a raggiungere determinati obiettivi di business.
È opportuno quindi considerare i workflow non tanto come “flusso di lavoro” quanto invece come “gestione elettronica dei processi lavorativo/operativo”, questo a causa della sua capacità di automazione parziale o totale di un processo aziendale, dove è possibile definire regole specifiche per effettuare compiti e attività automatizzate legate a documenti, informazioni e specifiche attività.
Negli ultimi anni le aziende stanno adottando sistemi di workflow basati sull’inserimento di software che facilitano il passaggio di un documento tra più uffici e l’autorizzazione da diversi reparti, potendo così controllare il lavoro e velocizzarlo.
Le origini del workflow
Il concetto di flusso di lavoro e gestione automatizzata tramite software, come è facile dedurre ricopre un ruolo importante nell’epoca moderna, ma sebbene solo negli ultimi anni tale nomenclatura sia di dominio pubblico, i flussi di lavoro mossero i loro primi passi nel lontano 1921, quando Henry Gantt e Frederick Taylor utilizzarono questo termine in una rivista adibita all’informazione dell’ingegneria ferroviaria.
Taylor e Gantt inserirono all’interno del contesto aziendale, e nello specifico nella produzione di officine e catene di montaggio, un vero e proprio flusso di lavoro autonomo capace di incrementare la produzione ed eliminare le perdite di tempo. Solo nel 1948, grazie al libro “Cheaper by the Dozen”, la parola workflow venne concretamente sdoganata nell’ambito lavorativo aziendale.
Concetti correlati
Il workflow è infatti strettamente correlato alla ricerca operativa del lavoro, sia essa di matrice quantitativa o qualitativa, e sfrutta non solo le capacità logiche di chi le utilizza ma basano la loro grande crescita su tecnologie software come Intelligenza Artificiale (I.A.) o l’Internet of Things (IoT).
È essenziale porre il workflow nel contesto giusto per poterlo sfruttare al meglio, sia questo legato a processi, pianificazioni o controlli.
Stringendo il campo alla lavorazione aziendale è possibile inserire il concetto di workflow autorizzativo, il quale attraverso la programmazione di software dedicati è capace di facilitare il passaggio di documenti tra le diverse aree aziendali e garantire sicurezza attraverso autorizzazioni sicure, eliminando in modo concreto i rallentamenti usualmente legati alle autorizzazioni manuali.
La tecnologia e le tipologie
Il workflow autorizzativo è quindi l’automatizzazione di un processo aziendale capace di riconoscere lo stato del processo stesso, ma non si limita solo a questo, esso può aiutare l’utente nel risolvere questioni legate al business senza la necessità di documentazione esterna e soprattutto permette di poter gestire le attività e i dati accumulati in modo snello e veloce.
Ma come riesce a creare i modelli di automazione per i processi aziendali?
Nei sistemi più aggiornati il motore che permette di poter programmare un flusso di lavoro è capace di gestire al meglio la creazione degli automatismi ed ha un’ottima versatilità. Compresa la tecnologia che è alla base del workflow è essenziale differenziarne le tipologie, il workflow si divide sostanzialmente in due categorie: dinamico e procedurale.
Workflow dinamico è il modello costruito per un flusso di lavoro dinamico e si basa sulla collaborazione degli interpreti all’interno dell’azienda, le cui decisioni possono variare a seconda delle necessità durante il processo di lavorazione.
Workflow procedurale è l’intero processo lavorativo prestabilito dall’azienda a monte e segue un percorso ben definito e non modificabile se non in rari casi.
I vantaggi del workflow autorizzativo
Il workflow autorizzativo e la possibilità di sfruttare un processo aziendale automatizzato può essere una risorsa importante per migliorare la produttività e gli introiti, ma quali sono nel concreto i vantaggi che si possono avere da un flusso lavorativo ottimale?
Riduzione dei tempi morti
La possibilità di implementare software che automatizzino i processi aziendali riduce in modo drastico la velocità di svolgimento delle attività lavorative. Ogni meccanismo necessita di tempi ben definiti e poterli ridurre grazie a un sistema intelligente atto a eliminare i tempi morti e soprattutto i tempi di attesa delle operazioni, risulta determinante nel medio-lungo periodo.
Eliminazione delle attività inutili
Altro vantaggio per l’azienda risiede nella possibilità di poter eliminare tutte quelle attività superflue che comportano perdite di tempo e spesso forvianti per raggiungere l’obiettivo.
Collaborazione tra reparti
La gestione tramite automazione delle comunicazioni tra reparti è essenziale all’interno di un contesto lavorativo ben strutturato, con un ottimo workflow autorizzativo si possono migliorare i rapporti tra le differenti funzioni dell’azienda, superandole attraverso un sistema neutro e velocizzando il processo di scambio dati.
Flessibilità
La capacità di poter gestire tramite software il processo di lavoro garantisce una maggiore flessibilità di programmazione a seconda delle esigenze. Un programma dinamico che si aggiorni in base alle problematiche riscontrate può evitare potenziali blocchi di produzione.
Riduzione costi del personale
Adottare un sistema di flusso lavorativo autorizzativo attraverso un software dedicato permette all’azienda di poter ridurre notevolmente i costi del personale.
L’automazione nella gestione dei documenti e nei file adibiti a specifiche mansioni, consente non solo di limitare l’impiego di risorse umane nella lavorazione di un determinato prodotto, ma dà la possibilità di gestire i compiti assegnati in modo veloce, ordinato e chiaro.
Tale meccanismo consente quindi di poter utilizzare un numero minore di addetti al monitoraggio e di conseguenza risparmiare notevolmente i costi sul medio-lungo periodo.
Conclusioni
Ottimizzare è quindi la parola chiave di un processo di workflow, più il flusso di lavorazione è versatile, migliori saranno i risultati. È evidente che tra le infinite componenti in cui questo metodo di lavoro può contribuire concretamente figurano gli sprechi.
In molti casi ottimizzare gli sprechi, questi ultimi intesi non solo come il consumo di accessori ma anche come perdite di tempo non funzionali, risulta essere la soluzione più intelligente per ottenere risultati di alto livello.
Molti sono i software e sistemi informativi attualmente in commercio, ognuno con delle specifiche peculiarità. Per sceglierne uno, è necessario innanzitutto analizzare i reali obiettivi e struttura di un’azienda, per scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.
