Presentazioni efficaci

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Spesso si pensa che preparare una presentazione sia facile quanto accedere a uno dei tanti software dedicati, ad esempio PowerPoint o Keynote. Si pensa che basti inserire il testo, qualche immagine, una transazione ad effetto e il gioco è fatto.
Ovviamente non funziona proprio così!
Quando esponi una presentazione lo stai facendo davanti a persone che non riusciranno a mantenere alta l’attenzione per sempre e se le slide che hai portato non sono per nulla interessanti e stimolanti, probabilmente inizierai a vedere i primi sbadigli già dopo pochi minuti, perdendo di conseguenza una grande possibilità di business!
Quindi per evitare che la tua relazione si trasformi in un vero e proprio disastro, devi imparare come si fa una presentazione efficace che riesca a mantenere l’attenzione e a lasciare un segno positivo nella maggior parte dei partecipanti.

Formato delle slide

I formati delle slide utilizzati sono due, il 16:9 più panoramico e il 4:3 più “tradizionale”.
Ultimamente il trend è usare il 16:9 perché:

  • offre un maggiore spazio per disporre gli elementi nella slide
  • ci sono più spazi vuoti che aiutano a evitare affollamento tra gli elementi
  • è il formato degli schermi a cui la maggior parte delle persone è già abituato
  • dà una percezione di modernità.

Quanto testo utilizzare?

Il testo presente in una slide deve essere la sintesi di quello che dirai a voce.
Uno degli errori più frequenti nella preparazione di una presentazione è riempire le slide di testo che poi verrà letto pari pari dal relatore. Una presentazione fatta in questo modo non solo è brutta da vedere, ma è controproducente. I tuoi ascoltatori saranno tentati di leggere quello che c’è scritto nelle slide più che ascoltarti, rendendoti anche più difficile la possibilità di instaurare un rapporto con il pubblico.
In sintesi, la slide per una presentazione efficace deve contenere poco testo con parole semplici e dirette.

Come scegliere le immagini

Il testo deve essere accompagnato da immagini capaci di sintetizzare e rafforzare quello che stai dicendo. Creare associazioni visive può essere di grande aiuto per semplificare un concetto, soprattutto se particolarmente complesso.
Dunque immagini e testo devono essere in relazione. Scegliere una foto solo perché bella, ma che non c’entra con quello che stai dicendo, non farà altro che mandare in confusione i tuoi interlocutori.

Quante slide devo realizzare in media?

Non esiste una regola sempre valida per quanto riguarda il numero di slide che deve avere una presentazione efficace.
Molti prendono in considerazione il tempo che hanno a disposizione, altri si rifanno alla regola del 10/20/30 di Guy Kawasaki:

  • 10 slide, perché difficilmente un essere umano riesce a comprendere più di 10 concetti in un meeting
  • 20 minuti, il tempo giusto per raccontare il concetto di ogni slide (in pratica sono previsti 2 minuti a slide)
  • 30 punti il font, usare font leggibile anche dalle ultime file.

Quanto deve durare una presentazione efficace?

Per quanto interessato all’argomento della presentazione, il tuo pubblico ha una curva dell’attenzione ben definita che dopo un certo tempo comincia fisiologicamente a calare. Alcuni studi hanno mostrato che l’attenzione può essere mantenuta ad alti livelli per un breve periodo di tempo, più o meno 10-15 minuti, poi inizia il declino che può essere più o meno rapido.
Una presentazione dunque dovrebbe durare dai 20 ai 40 minuti, ma se ti è stata richiesta disponibilità per un tempo più lungo, sarebbe meglio suddividere la presentazione in momenti con delle pause intermedie.

Software per creare presentazioni

Esistono diversi programmi che consentono di creare presentazioni professionali e originali in modo semplice e veloce.
Tra i più usati ci sono PowerPoint, Keynote e Prezi.

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