Ridurre i costi in azienda usando i software

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Negli ultimi anni la tecnologia sta contribuendo in modo concreto nel migliorare l’ottimizzazione dei costi complessivi ed aiutare le aziende che vogliono ridurre sprechi inutili.

Tipologie di costi aziendali

Prima di analizzare le soluzioni per ridurre i costi aziendali bisogna riassumere in breve quali sono le tipologie di costi che usualmente un’azienda deve affrontare, così da poter porre le linee guida e capire dove intervenire in modo specifico.

Costi diretti

La prima tipologia di costi che un’azienda deve affrontare sono quelli diretti, essi appartengono a tutte quelle spese atte alla produzione. Si identificano sia nelle materie prime utilizzate per la produzione, sia nelle risorse umane adottate per il lavoro e la manodopera.

Costi indiretti

I costi indiretti sono anche loro legati alla produzione, ma non ne fanno parte direttamente. Questa tipologia di costi è infatti rivolta a tutte quelle spese derivanti dalla vendita e dalla gestione della merce in commercio.

Costi fissi

Nella complessa gestione delle spese di un’azienda i costi fissi sono quelle spese che restano costanti e non hanno variazione nel corso del tempo rispetto alla produzione di beni e servizi.

Costi variabili

I costi variabili sono quelli più imprevedibili, legati direttamente alla capacità di produzione e possono incrementare o decrescere a seconda della produzione di un’azienda.

Come ridurre i costi in azienda

Definiti i possibili costi a cui un’azienda deve necessariamente far fronte, è fondamentale comprendere quali siano le soluzioni che i software propongono per ridurre i costi complessivi nelle varie tipologie.

Cloud computing

Legato in modo diretto alla digitalizzazione dei documenti c’è il Cloud computing.

Attraverso il cloud computing è possibile archiviare ed utilizzare i software direttamente su internet attraverso una rete aziendale locale; tale metodologia di lavoro è l’ideale per le imprese medio-piccole che vogliono ridurre i costi per l’acquisto di programmi specifici, permettendo di risparmiare attraverso una politica di abbonamento periodico su cui l’azienda può decidere di abbandonarsi in qualsiasi momento.

Si eliminano quindi tutte le spese iniziali legate all’investimento di server aziendali interni e di data center per l’archiviazione dei dati. Il discorso va ad estendersi se si considera l’eliminazione dei costi legati all’hardware necessario per il lavoro.

Software gestionale

Affinché si possano ridurre i costi ed incrementare i profitti è quindi intelligente dotarsi di software idonei alle proprie esigenze, ma quali criteri devono avere tali software per risultare utili ad un’azienda? Vediamo le caratteristiche essenziali di un software per la gestione aziendale.

Processi ottimizzati

Affinché i software possano adempire al compito nel modo più preciso possibile è necessario munirsi di programmi disegnati sulle necessità dell’azienda stessa.

Un software ben ottimizzato per i processi di un’azienda ha conseguenze dirette non solo nel risparmio dei costi ma anche in una maggiore velocità in tutto l’apparato organizzativo.

Costi aziendali: analisi specifica

L’utilizzo di un software che abbia come scopo quello di analizzare e categorizzare i dati e le voci di spesa risulta essenziale per monitorare in modo analitico tutte le spese in entrata ed in uscita.

Come precedentemente sottolineato, i costi di un’azienda possono essere diretti, indiretti, fissi e variabili; controllare in modo scientifico tali aspetti è oggettivamente produttivo per le aziende che devono ridurre i costi complessivi a fine anno.

Proiezioni future e statistiche

Le aziende più attente ad una proiezione lavorativa a medio-lungo termine si affidano a software dedicati per valutare le proiezioni future della propria attività.

La valutazione dei dati acquisiti dà la possibilità all’azienda attraverso il software di poter comprendere i trend futuri non solo sul mercato ma anche sulle spese da ridurre in un tempo stabilito.


Ottimizzazione del personale

Tra i costi su cui i software possono ancor più contribuire vi sono quelli legati all’ottimizzazione del personale.

Risorse umane e produttività

L’impiego di risorse umane è fondamentale per un’azienda di piccole-medie dimensioni, il contributo che questi apportano può spesso fare la differenza.

I software hanno capacità di valutazione basata su dati certi, quest’ultimi monitorati nel corso del tempo ed indirizzati a definire una curva di rendimento.

Attraverso l’analisi oggettiva del rendimento di un lavoratore si può decidere se incentivarlo nel fare meglio o optare per una soluzione diversa.

Process automation

Sempre in riferimento all’utilizzo dei software per ridurre i costi delle risorse umane, è importante sottolineare che l’uso del software per ridurre i costi aziendali non è inteso solo come gestionale, ma sostituisce molte delle procedure ripetitive che i lavoratori usualmente sono portati involontariamente ad effettuare.

I software infatti possono compiere meno errori e processare un’automatizzazione lineare delle procedure usualmente ripetute a vuoto dai dipendenti, facilitando quindi un impiego inferiore di risorse umane.

Riduzione degli sprechi in azienda

In cosa si identificano gli sprechi in azienda? Principalmente un’azienda incorre in due tipologie di spreco: tempo e spese accessorie.

Ottimizzare i tempi

Affinché si possa ottimizzare il tempo durante le ore di lavoro è intelligente sfruttare software per la gestione del tempo. Un software smart, che gestisca i tempi di pausa e quelli di lavorazione di un dipendente, migliorano notevolmente la produttività dell’azienda.

Una lavorazione costante indotta da una pianificazione software può incrementare anche la valutazione del lavoratore stesso.

Spese accessorie

Una problematica costante nelle aziende è quella degli sprechi accessori per negligenza. La gestione di stampanti, fogli di stampa e tutti i prodotti di cancelleria è essenziale se fatta bene e con un software dedicato.

Acquistare un toner il giorno prima che finisca o sostituire una stampante in un periodo in cui il mercato non è favorevole, può comportare a fine anno uno spreco importante.

Attraverso un software automatizzato è possibile amministrare e prevedere molto prima quali siano i bisogni interni, assecondandoli e portando significativi risparmi se proiettati a medio-lungo termine.

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